Regole generali per l’emissione, la ricezione e l’accesso alle fatture strutturate

Le fatture strutturate vengono emesse e ricevute dai contribuenti attraverso un sistema teleinformatico, ovvero il Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica (KSeF).

Attualmente è in corso il periodo della fase di test in cui l’uso delle fatture strutturate richiede l’accettazione da parte del destinatario di tale fattura, ad esempio accettando il relativo messaggio nell’applicazione e-MicroFirma o scaricando le fatture dal sistema stesso tramite l’API (un insieme di regole che descrivono rigorosamente come i programmi o le subroutine comunicano tra loro).

Le norme che regolano l’emissione di fatture duplicate non si applicano alle fatture strutturate, in quanto non sarà possibile perdere o distruggere una fattura emessa tramite KSeF.

Autorizzazione a emettere, ricevere e accedere alle fatture strutturate e modalità di autenticazione delle parti autorizzate

La soluzione si basa su un modello di credenziali, vale a dire che è necessaria l’autorizzazione della persona nel sistema. Le fatture saranno preparate direttamente nei sistemi finanziari e contabili locali o basati su cloud del contribuente e inviate al sistema tramite un’API. Ciò richiederà al contribuente di autenticarsi nel sistema. Una volta autenticato nel sistema, il contribuente potrà visualizzare le fatture strutturate emesse e ricevute e potrà caricare in formato xml o convertire in PDF qualsiasi fattura o pacchetto di fatture. Oltre che dal contribuente, le fatture strutturate potranno essere emesse o consultate da un soggetto autorizzato ad accedere a KSeF. È stata introdotta la possibilità di autorizzare l’emissione di fatture strutturate per conto del contribuente o l’accesso a tali fatture per, ad esempio, un ufficio contabile o una persona specifica.

Tutte le fatture, comprese quelle di rettifica, potranno essere redatte nel sistema contabile e finanziario del contribuente e inviate a KSeF tramite l’API. Una volta caricata una fattura, il KSeF assegnerà un numero che la identifica nel sistema con una data e un’ora. Nel momento in cui alla fattura strutturata dal sistema viene assegnato un numero identificativo, la fattura si considera emessa e ricevuta nello stesso momento.

Funzioni svolte da KSeF

KSeF viene utilizzato per emettere, ricevere, conservare le fatture strutturate, accedere alle fatture strutturate e contrassegnare le fatture strutturate con il numero di identificazione assegnato in KSeF.

Una fattura strutturata si considera emessa il giorno in cui viene caricata nel sistema nazionale di fatturazione elettronica.

Una volta che la fattura elettronica è stata caricata su KSeF, il sistema notificherà all’imprenditore:

• la data e l’ora di emissione della fattura strutturata e il numero di identificazione della fattura strutturata assegnato nel sistema e la data e l’ora della sua assegnazione;
• la data e l’ora di rifiuto della fattura in caso di non conformità al modello di fattura strutturata e l’impossibilità di emettere la fattura strutturata, nel caso in cui KSeF non sia disponibile.