Come essere completamente compliant alla fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica obbligatoria riguarderà in generale le attività soggette a IVA in Polonia, comprese le forniture nazionali di beni e servizi tra imprese (B2B), alle autorità pubbliche (B2G). Le fatture dei consumatori (B2C) non sono coperte da KSeF.

Le regole per l’emissione delle fatture elettroniche saranno rivolte anche ai contribuenti che si avvalgono della cosiddetta esenzione per entità (piccoli imprenditori).

L’obbligo di emettere fatture strutturate si applicherà ai contribuenti che svolgono attività coperte dall’obbligo di fatturazione ai sensi della normativa polacca sull’IVA e che hanno la loro sede legale o una stabile organizzazione in Polonia.

Non è possibile allegare allegati strutturati alle fatture. Tuttavia, è possibile inserire un link a tale documentazione nel testo della fattura. Le informazioni aggiuntive possono essere inserite nei campi DodatkowyOpis/Descrizione Aggiuntiva, DodatkoweInformacje/Informazione Aggiuntiva o eventualmente nel piè di pagina della fattura. Gli allegati possono essere trasmessi separatamente anche al di fuori di KSeF.

Le fatture elettroniche saranno archiviate nel KSeF per un periodo di 10 anni, a partire dalla fine dell’anno in cui sono state emesse. Dopo 10 anni, i contribuenti sono tenuti ad archiviare le fatture al di fuori di KSeF fino allo scadere della prescrizione fiscale. Nel KSeF vengono archiviate le fatture emesse esclusivamente dal sistema.

La fattura da inviare deve essere conforme alla struttura logica FA(1). Il carattere obbligatorio di un determinato campo deriva in particolare dal contenuto delle norme applicabili. La struttura logica della fattura elettronica, oltre agli elementi la cui presenza è regolata dagli articoli 106a – 106q della Legge sull’IVA, contiene anche elementi il cui utilizzo è completamente volontario e arbitrario. La loro inclusione nella struttura deriva dalla pratica commerciale osservata sul mercato. Si tratta dei cosiddetti elementi aggiuntivi della fattura, che non derivano dalla normativa sull’IVA e il cui utilizzo nella fattura non è vietato. Questi campi possono essere lasciati non compilati, anche nel caso in cui si disponga di tali dati.

I nodi completamente facoltativi sono i nodi Rozliczenie/Settlement, Płatność/Pagamento, Warunki Płatności/Condizioni Pagamento e Stopka/Piè. Durante la compilazione dei nodi volontari, può essere necessario compilare i campi obbligatori contenuti in questi nodi. Il nodo Zamówienie/Ordine si applica solo alle fatture anticipate e alle loro rettifiche. Per tali fatture, il nodo FaWiersze/FaRows non viene compilato. Gli altri campi vengono compilati in base ai requisiti previsti dalla legge per il caso specifico documentato dalla fattura.

La data della fattura è la data di invio a KSeF. Una fattura si considera emessa il giorno in cui viene inviata a KSeF, ai sensi dell’articolo 106na, paragrafo 1, della legge sull’IVA, ossia nel momento in cui entra nel sistema, indipendentemente da qualsiasi elaborazione successiva. Le informazioni sulla data di trasmissione saranno incluse nell’UPO. Questa data è inclusa anche nel numero assegnato da KSeF.

Data di rilascio del numero KSeF è la data di consegna della fattura al destinatario. Durante il periodo facoltativo, in assenza del consenso dell’acquirente a ricevere le fatture strutturate all’interno di KSeF, il venditore può trasmettere, dopo aver emesso una fattura strutturata in KSeF, con altri mezzi, ad esempio via e-mail (PDF), per posta (copia cartacea). In tal caso, la data di invio della fattura a KSeF è vincolante per il venditore, mentre l’acquirente non ha diritto alla detrazione finché non riceve la fattura al di fuori di KSeF.

Una fattura respinta non è considerata emessa, quindi non può essere corretta o annullata. Se una fattura viene respinta dal sistema, spetta al contribuente decidere se correggerla e inviarla nuovamente a KSeF. Respingere una fattura da parte del sistema può avvenire solo perché la struttura del file non corrisponde allo schema logico o perché è stata inserita nel sistema da una persona non autorizzata. Incoraggiamo l’implementazione nei sistemi di fatturazione di meccanismi che verifichino la conformità del file xml con il modello di struttura logica prima dell’invio del file, che in pratica eliminerà la situazione descritta nella domanda.

Le fatture strutturate, possono essere:

1. preparate direttamente nei programmi finanziari e contabili del contribuente e inviati su KSeF tramite API;
2. inviate utilizzando gli strumenti gratuiti forniti dal Ministero delle Finanze: l’applicazione KSeF del contribuente; oppure
3. i Microimprenditori hanno accesso alle funzionalità offerte dal Ministero delle Finanze attraverso l’applicazione web e-Mikrofirma.

KSeF non viene utilizzato per segnalare le fatture di fornitori esteri.